2012.3.16   日経産業新聞の記事「メール時代の報連相」から

多忙な上司の目線でホウレンソウ

コラムの筆者新沼大氏は、職場での上司に対する「報告・連絡・相談」、所謂、ホウレンソウがメール時代に入ってどのように、ネットの特性を活かしつつ、信頼を確保するかの「新ホウレンソウ術」について述べている。

【事例】

• インドIT大手ウィプロ（世界13万人超の社員）で日本の拠点で航空業界むけに複数のプロジェクトを総括する上村達也氏：
  • インド本国で毎日数百件のメールを受け取る上司にどう読んでもらうかが課題である
  • 上司に読まれないと、結果として報告や連絡にならない
  • 工夫：重要度の設定や題名文に「緊急」といった表現を使うのは基本技。内容を簡潔にすることが一番重要。簡潔にすれば、理解が進み、記憶に残りやすくなるという。
  • 端的に要点を記載。文章の長さは、画面をスクロールせずに一目で見える長さに収める。
  • 説明が必要な場合は、PDFファイルなどに記載し、メールに添付。
  • 上司がメールを閲覧する負担を日頃から軽くするように心がける。重要なメールは必ず目を通してもらうことが大事である。
• サントリービア＆スピリッツ横浜支店で業務用酒販店営業担当の若本卓氏：
  • 上司ときちんと相談する際は電話だが、単純な連絡事項はスマホのメール。
  • 「送りぱなし・受ぱなし」でのミスを避けるために、メールの送受信直後に相手に素早く確認のメールや電話を行うという。相手が不在なら伝言を残すようにする。
  • 電子データとして履歴に残ることで、後で確認できることに利便性があるという。
• 凸版印刷グループで電子書籍販売のブックライトで人事総務部長を務める飯塚欣一郎氏：
  • 多くのホウレンソウを24時間365日受け取る立場。
  • 緊急連絡や悪い知らせを如何に早期に受け易くするかが重要。そのために、「社内で気楽に話す環境作りに腐心すべき」という。

【「ホウレンソウ」の基本定義】

• 報告：主に上司から部下にへの指示を示し、部下が作業の進捗や結果を知らせる
• 連絡：業務上必要な基本的な情報を、上司や同僚、関係部署に伝える
• 相談：判断に迷う時などに、指示や助言を仰ぐ

これに対して、メールでの注意点（ヒューマネックス（人財開発支援会社）美月あきこ社長より）は：

• 執筆するとき：結論を先。全体の内容も簡素に。まずは頭の中を整理する。
• 送信するとき：夜遅くなら「夜分遅くに済みません」と加えるなど配慮を。緊急性をもう一度確認。
• 送信した後：相手がすぐに読むとは限らない。大事な要件は確認の電話も入れる
• 緊急の場合：メールを使わない。直接会って話すか、電話で伝える。

何れも読み手の状況を考えることが上達のテクニックであろう。