2011.6.30 日経産業新聞の記事「会議を変える勘所⑫：情報共有のコツ」から

会議のOutput image(求める成果)を先ず示せ

  コラムの著者、Be-Nature School代表　森雅浩氏は、「会議を運営する人はメンバーや組織の状況、会議に使える時間を正確につかんだ上で、”求める成果”を事前に設定する」ことが重要だという。

情報共有なら、報告書で十分というのは、危険が潜んでいるという。たとえ、成果の出なかった会議でもその要因が重要で、報告書には出てこない。顔を見合せての会議は、貴重な時間で、何をどの程度決めるのかといった求める成果（output image）を事前に決めておかないと失敗に終わるという。

【事例】求める成果を文章にして事前に提示すること

①新規プロジェクト運営会議：これだけでは、大まかな目的は推測できるが、会議で何をするのか分からない

②新規プロジェクト・キックオフ会議：会議のタイトルだけで、イメージだけ分かる程度

【文例】

・「プロジェクトの概要を理解する」、「メンバー間の相互理解を深める」→会議で何をやるのか分からない

●会議が終了したときの理想的な状態で、会議のメンバーがXXXになっているということをイメージして、文章にすること→「各自の専門性とプロジェクトの主旨を十分に理解し、取り組みへの意欲が高まっている」を”求める成果”とすると、前半が会議での行動、後半が生み出したい成果となる。

●求める成果は、合意の形成、結論を出すといった前進もあれば、気持ちのすり合わせといったところで留まる場合もある。大切なのは、進度ではなく、設定した成果をメンバーと共有しているかということ。

何れにしても、output imageの共有は常に会議を始める前の準備だとすべきだ。

●求める成果を「的外れ」にしないこと