2011.1.19 日経産業新聞の「デジタル文具で高める仕事力⑨」より

データ整理のコツは完璧求めず、「とりあえず」始めること

コラムの著者である高畑正幸氏　（▶　参考）も私もそうだが、日々のデジタル文書の扱いはますます増えていき、スペースを取らない分、整理が大変なことだ。

整理の難点は、整理したファイルの探し出し、所謂検索をどんな「ルール」で分類したかを忘れること。高畑氏が指摘するように、最初から完璧な分類を試みても、分類ルールを忘れては元も子もない。必要になった時に何とか見つけ出すことが最低限の「とりあえず」すべきこと。

分類ルールで同氏がお勧めなのは、ノンフィクション作家の山根一眞氏提唱の「カタカナ3文字・案件名」でファイル名にするというもの。片仮名がファイル名の冒頭についておれば、フォルダ内は勝手にアイウエオ順に並ぶ。さらに、案件名は、

• 一般名詞を避ける
• 固有名詞を使う
• 複数のキーワードを列記する

ことがコツだという。こうすることで検索が容易になる。また、ファイルは、関連するプロジェクト等の名称のフォルダに一緒に保存すること。時折、フォルダ内を整理するのも、「とりあえず」で行う。

私の場合は、不要と思われても削除せずに、例えば「old」というサブフォルダをつくってそこに保存し、最新情報をフォルダの内部に残している。こうすれば、過去の資料も見れる。

全文検索もあるが、データがテキストだけでなくマルチメディアであると、上記のファイル名分類が意外と便利だ。

分類ルールを簡単でかつ実用的なものにして整理をしてみよう。